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G Suite 企業協作和作業應用程式 解決諸多公司資訊系統建置

by 旅咖
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我想現在大部分的人使用免費的信箱居多都是 Gmail 吧!!旅咖也使用好久一段時間了,當然 Google 不只是 Gmail 而已像是雲端硬碟、試算表、文件、日曆等等,其實很多功能日常生活中都會使用到,現在旅咖來介紹 Google 為企業所設置的 G Suite,這套軟體可是為企業量身定做了喔。

G Suite

先來解釋一下什麼是 G Suite?G Suite是一整套雲端應用程式的簡稱,我記得公司很久之前有用過 Google Apps for Business ,後來整合後就沒有再繼續使用了,G Suite 可以滿足企業檔案儲存、資料保護、資訊控管等等….各式各樣為公司企業所設計,像是大家常用的 Gmail、日曆、Google 文件以及 Hangouts Meet 等等….以旅咖來說最常用就是雲端硬碟。

G Suite

現在也可以先試用 14 天喔,主要也是要測試之後才能知道到底公司合不合適,可以到 G Suite 申請,或者是請經銷商幫忙也可以,旅咖是請田中系統幫我申請的,主要是裡面太多相關設定,旅咖覺得一定要找專業領域的來幫忙,不然都不知道要如何設定。

請代理商好處是:提供導入諮詢、提供技術支援、付款方式及有無發票

G Suite 與個人免費版不同之處

現在越來越多企業把原本的系統搬到雲端服務平台上面,以雲端協作平台目前是以 Google 的 G Suite 與 Microsoft 的 Office 365 居多,不過還是以 Google 的 G Suite 為大家最熟悉,以功能來說也是最多的。

G Suite 文件

G Suite

G Suite 文件部分讓企業可以有效利用雲端進行資料編輯,像旅咖表單有多人使用,使用 G Suite 就特別方便,與免費版個人帳號的文件就顯得更佳隱私,而且 G Suite 主要是公司在管理,而不是分別是個人的,簡單來說 G Suite 是公司資產,如果是個人免費版這個員工離職就跟著帶走,如果是研發單位還是業務單位不就客人和機密都被帶走了嗎?

G Suite 雲端硬碟

G Suite

簡單來說雲端硬碟就是透過一個安全集中儲存,存取以及共用您所分享的所有檔案,以雲端硬碟來說是面上也很多平台可以選擇,而 Google 的雲端硬碟相信大家也是最常用到的,在 Google 線上編輯文件這些檔案也都會儲存在雲端硬碟上。

旅咖認為如果是中小型通常不會有經費去弄什麼資訊系統,像是儲存檔案可能會使用的 NAS (網路儲存裝置),你以為買台 NAS 就可以了嗎?你還要想到備援機制,這時候就需要一個 MIS 來處理了,可是偏偏中小型企業經費有限都不會花太多在這方面,這時候 G Suite 就是你的最好選擇囉。

也不需要擔心空間的大小,G Suite 提供了 Business 和 Enterprise 兩種版本都是無限量儲存空間,就不需要擔心是否空間不足的狀況。

G Suite

旅咖通常會把部落格文章複製一份到 word 檔案裡面來備存,所以在雲端硬碟上會分類來儲存,這時候在我的群組內的共筆部落客也可以看到,如果公司很多人在使用,就可以分類下去儲存檔案,同一個小組的人可以看到共同的資料,也方便掌握進度。

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G Suite

使用電腦版雲端硬碟可以直接存取檔案,而且不需要透過瀏覽器也能存取,更不會占用到電腦磁碟空間喔,只要你有一台電腦可以上網就可以馬上工作囉。

當然如果你的工作性質屬於會在外面跑業務的你,也不需要擔心,只要你有手機或者電腦連上瀏覽器你依然可以迅速的投入工作。

郵件信箱自定義

G Suite

郵件信箱可以設定專屬的網域名稱如 @luka543.tk,而不是 @gmail.com,以企業來說有些公司雖然有自己的官網,郵件信箱卻還是使用免費的,會建議企業公司使用專屬自己網域的信箱,名片拿出去也比較好看。

協作平台

G Suite

想要有自己小組的網站嗎? G Suite 提供了協作平台,讓你輕鬆建構網站,操作方式非常簡單只要您會拖曳、編輯就可以完成想要的網站,G Suite 把元素都放在右手邊,看您想要怎麼擺設就怎麼擺設,而且也可以與雲端硬碟串聯,更可以崁入程式碼喔,就像是 Google 文件一樣協作平台可以多人合作,也可以即時看到別人所變更的項目,如果你會使用 Google 表單,那麼協作平台你一定也會使用,你也不需要靠 IT 人員就可以輕鬆操作。

Hangouts Meet 商務用視訊會議服務

G Suite

現在正值武漢病毒肆虐,很多誇國公司上班都很困難,就是怕有感染的風險而國內也出現很多需要自行隔離的狀況,所以很多公司都使用視訊開會在家上班的方式。Hangouts Meet 是專為公司所設定的視訊會議服務,無論你在哪都可以隨時加入視訊通話功能,也就不必大老遠出國去開會了,當然公司就省下額外的出差旅費囉。

G Suite 使用心得

用了一段時間的 G Suite 旅咖最常用到的就是雲端硬碟、Google文件以及協作平台,雲端硬碟可以分享給共筆人員而且也可以分享一些資訊給小組人員,可以一起修正與分享資訊真的很方便。

雲端硬碟無限空間可以儲存,不必擔心公司硬碟是不是不夠?還是共享的 NAS 空間不夠等問題,以旅咖申請使用上到是沒有遇到什麼問題,不過還是會建議如果要申請可以找經銷商申請,提供專業服務與系統諮詢,當你有疑問的時候才可以找到專業人員來詢問為您解答。

如果你是小企業公司不想花大筆費用,旅咖其實會推薦你使用 G Suite,你可以省下很多資訊系統建置的費用以及 IT 人員,當然更可以省下因為開會要出國的出差費用。

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